Qué son y cómo trabajan los robots que automatizan las empresas

Esa capacidad de procesamiento explica la variedad de procesos que asumen los bots RPA: cualquier tarea sometida a reglas claras y fijas, que se repita en grandes volúmenes, requiera muchas horas o sea difícil de ejecutar, que implique manejar varios sistemas y programas, o que necesite analizar, seleccionar, cruzar o comparar cantidades ingentes de información. 

¿Por ejemplo? Actualizar cambios en las condiciones de los contratos, gestionar trámites para agilizar la facturación, cuadrar cuentas y requisitos fiscales, reclamar pagos, enviar informes de servicio personalizados o planificación logística. Podría aplicarse perfectamente en la gestión de una vacunación masiva, la trazabilidad de las dosis y la custodia de la cadena de frío. Todo lo hace en tiempo y forma, sin errores, al detalle.

“Es una tecnología transversal que permite automatizar procesos en muy poco tiempo, por eso se aplica en todos los sectores y mercados y en casi todas las áreas, desde finanzas, recursos humanos y compras al área comercial, operaciones de negocio o atención al cliente”, explica Alberto García Alconchel, director ejecutivo de Everis en Technology & Advanced Solutions.

Para García Alconchel, la relación inversión/eficiencia “supone un cambio de paradigma en la transformación digital de las compañías, les ayuda a adaptarse a los cambios del mercado cada vez más frecuentes y de mayor impacto”. Y sin embargo solo estamos en el principio de una tecnología con apenas siete u ocho años de trayectoria: “Las soluciones RPA evolucionan a un ritmo vertiginoso (incorporan inteligencia artificial, interacción humano/robot, monitorización avanzada…) para convertirse en verdaderas plataformas de automatización. Les queda un largo recorrido para alcanzar su potencial máximo”. 

• - Según la consultora IDC, las áreas de mayor aplicación de la RPA son Ventas y Marketing (21%), Recursos Humanos, Legal y Cumplimiento Normativo (15%) y Atención al Cliente (14%). 
• - Para Gartner, el mercado de software RPA muestra un 55% de crecimiento anual en el mundo y el de automatización robótica en general supera el 100%. En 2022, el 90% de las grandes compañías globales habrá implementado sus soluciones en algún grado.
• - Prosegur fue pionera y es un referente internacional en implantación de tecnología RPA. En 2017 lanzó el proyecto de crear un centro de alto rendimiento de automatización de procesos que hoy cuenta con 120 profesionales. Ha automatizado 352 procesos y asegurado un ahorro recurrente de más de 437.000 horas/persona. 

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Un evento de alto impacto, como un partido de Champions en un estadio que albergue más de 70.000 espectadores o un concierto, precisa de un equipo de cientos de personas entre vigilantes de seguridad y auxiliares. Y esto supone un reto a nivel administrativo: gestionar contrataciones, cuadrar horarios y tareas, actualizar y comprobar datos. Una tarea compleja, a veces a contrarreloj, que pone difícil no cometer errores… pero que puede realizar de forma impecable y automática un robot.  

La automatización de procesos existe desde hace décadas y ya en los años sesenta se pusieron en funcionamiento los primeros robots informáticos. Pero la robotización de las empresas ha dado un salto con la RPA (Automatización Robótica de Procesos), una tecnología no solo nueva, sino disruptiva, que replica por primera vez las acciones de una persona interactuando desde la interfaz de usuario de un ordenador. 

¿Por qué esa relación optimizada entre inversión y ahorro de costes y tiempo? Una vez más, porque la RPA trabaja desde la interfaz de usuario. Es un software externo a los aplicativos y sistemas de la compañía, por lo tanto no es invasivo y rinde beneficios sin acometer una costosa reingeniería de procesos. En otras palabras: es muy escalable. 

“Pero esto no va de robots, va de personas”, dice Cisneros. Se refiere a beneficios intangibles pero estratégicos: la calidad en los procesos, eliminar errores críticos ante clientes o administraciones que pueden costar descrédito o multas, “mejorar la experiencia de usuario” tanto de clientes como de una plantilla liberada de trabajos tediosos para enfocarse en aportar valor e innovación a la empresa. “¿Cuánto valen un cliente agradecido o un profesional motivado?”, pregunta Cisneros.