ERFcheck, el especialista en automatizar la conciliación bancaria

Una de las claves de la digitalización es que se trata de una macrotendencia no solo continua sino acelerada. Según el informe Digital Banking Maturity 2020, el sector bancario español ya era uno de los más avanzados del mundo por ejemplo en desarrollo de canales digitales, con entidades donde más del 70% de sus clientes operan en ellos.

Pero llegó la pandemia y ese proceso dio un salto de escala. Ha avanzado en apenas un año lo que hubiera tardado cinco al ritmo anterior, como señala el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, y además ha catapultado la automatización de procesos de negocio.

Según HSF Research y KPMG International, disciplinas como la robotización mediante software, la inteligencia artificial o la analítica de datos eran importantes antes de 2020 para reducir costes o mejorar el valor de la marca, pero en la economía post-virus serán directamente “esenciales para la supervivencia de las compañías”.

 

Si es tan importante, ¿está a la altura de la aceleración digital? No siempre. Hasta hace apenas seis años, cuando comenzaba el desarrollo de ERFcheck, muchas entidades dedicaban cientos de empleados a cuadrar cuentas con papel y lápiz, o como mucho utilizaban tablas Excel y macros. Aunque hoy sea menos frecuente, aún se recurre al trabajo manual y buena parte de las entidades no han implantado una solución específica.

Software de conciliación hay cientos, pero la mayoría enfocados a pymes, no a empresas con un volumen desbordante de datos y transacciones que necesitan capacidad sobrada de procesamiento big data. Por ejemplo, ERFcheck gestiona más de 100 millones de apuntes contables al mes para bancos tanto en España como en EEUU y Australia. Apenas tarda 15 minutos en cargar y procesar un millón de registros, y unos 10 minutos en completar la conciliación y señalar discrepancias o errores en los saldos.

También es imprescindible la funcionalidad y la transparencia de manejo para el usuario, además de la adaptación de la herramienta al perfil de cada entidad bancaria. De ahí el modelo de trabajo para configurar ERFcheck: “Es un proceso consensuado, en confianza, de persona a persona —apunta Martín Darriba—. Nos sentamos con los clientes para entender sus necesidades y definir cómo la herramienta puede cumplirlas. Ellos nos indican las reglas de negocio que quieren establecer, los campos de referencia como, por ejemplo: Referencia, importe, fecha valor o concepto, y nosotros les configuramos y personalizamos si fuera necesario la herramienta”.

 

Respecto al sector bancario, la automatización no solo gana ese protagonismo por multiplicar la eficiencia, también porque permite a las entidades liberar a su talento humano de tareas tediosas para enfocarlo en otras de valor añadido, como la personalización de productos y servicios o el asesoramiento financiero, especialmente en el actual contexto de reestructuración y necesidad de reducir costes para competir.

En este sentido, sirve como proceso estratégico la conciliación bancaria, entendida como el ajuste contable entre diferentes bases de datos. “Su objetivo es que los saldos cuadren para no perder el control del flujo de efectivo, garantizar la tesorería e identificar, mitigar y prevenir errores que pueden implicar pérdidas millonarias y paralizar toda la contabilidad de un banco”, explica Alicia Martín Darriba, Project Manager de ERFcheck, el software especializado en automatizar el proceso de conciliación bancaria de Prosegur AVOS.

La conciliación de esas cifras, que representan por ejemplo los depósitos, la renta fija o variable o las transacciones de los clientes, está en la base de servicios clave: desde los acuerdos con entidades foráneas para permitir transacciones internacionales a la conciliación de valores como acciones, bonos o fondos donde invierten los clientes, o las operaciones del día a día que necesitan coordinar el sistema front que usan los clientes (como la página de la banca online o la sucursal donde contrata un producto) y el sistema back donde la entidad registra y almacena los mismos datos.

La conciliación es tan crítica como poco conocida por el gran público, a pesar de que, por definición, el sector bancario realiza una conciliación constante y masiva.

 

También los cuadros-resumen o dashboards diseñados con un formato visual e intuitivo para captar de un vistazo los datos básicos del chequeo, como cuántos apuntes se han conciliado y cuantos y cuáles están abiertos porque no cuadran. “Simplificamos un proceso complejo para que el usuario lo maneje fácilmente y se centre en lo importante, en analizar las disparidades y cómo solucionarlas. La reducción de errores de conciliación es superior al 90% y por lo tanto la del tiempo dedicado a esa tarea también es drástica”, añade la experta.

La facilidad de uso se extiende al modelo general del servicio: una vez personalizado el software a partir del trabajo compartido con el cliente, basta una pequeña implantación en los sistemas de la entidad y el acceso al servicio se hace a través de una web desde cualquier dispositivo.

“Esa combinación de usabilidad y rendimiento hace que la integración apenas tenga resistencia al cambio, todo lo contrario, las personas agradecen automatizar una tarea tan delicada, ahorrar tiempo y dinero, minimizar el riesgo de sanciones y mejorar el prestigio de la entidad por calidad de servicio y avanzar posiciones en la carrera digital”, concluye Martín Darriba.

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