Más de 60 trabajadores y 40 millones de documentos digitalizados. Así funciona el CED de Prosegur AVOS

La pandemia de coronavirus ha supuesto una disrupción en las metodologías y mecánicas de trabajo de todo el mundo. Durante el confinamiento, millones de empleados comenzaron a teletrabajar y los sistemas digitales de las compañías fueron la red sobre la que se sustentaron las comunicaciones y las labores diarias.

Este cambio de hábitos forzoso supuso también una magnífica oportunidad para acelerar la transformación digital empresarial, y España no la ha desaprovechado. El país ocupa, según datos actualizados en 2022, la séptima posición del Índice de la Economía y la Sociedad Digitales (DESI), que realiza seguimiento de los progresos realizados en materia de competitividad digital dentro del Unión Europea (UE). Eso supone una mejora de dos puestos con respecto al año anterior.

El aspecto concreto en el que más ha mejorado España es la integración de tecnologías digitales, en la que se ha alcanzado el número 11, cinco puestos por encima con respecto al informe de 2021. Contribuir a este proceso de integración constituye una prioridad estratégica para Prosegur y, de manera más específica, para Prosegur AVOS. Por ello, desde 2022, el CREAD (Centro de Robotización, Excelencia, Automatización y Digitalización) forma parte de esta área de negocio especializada en Transformación Digital, aportando su expertise en hiperautomatización de procesos de negocio y content services.

El proyecto CREAD, referente mundial en la implantación de automatización robótica (RPA) está formado por 120 profesionales repartidos entre España, Chile, Perú y Brasil. Cuenta con cuatro pilares: Automatización Inteligente de Procesos e Hiper-Automatización (RPA, Machine Learning, Deep Learning, NLP, BPM, OCR, etc.), área de Gestión Documental (Gestor de contenidos digitales, solución de firma electrónica y digital y desarrollos a medida), un Área de Innovación y los Centros de Digitalización de Documentos.

 

Estos últimos fueron creados hace diez años con la finalidad de digitalizar documentación empresarial (contratos de compras, albaranes, documentación de Recursos Humanos, facturación…) aplicando las últimas tecnologías y garantizando la máxima seguridad. Este proceso ofrece multitud de beneficios para las compañías, como el ahorro de costes o almacenamiento, pero sobre todo tiene una gran ventana: los clientes reducen exponencialmente el tiempo que tardan en localizar y acceder a su documentación.

“Nos encargamos de gestionar todos los registros documentales para que estén almacenados de manera segura y sean accesibles para el cliente, que tiene que poder consultarlos con agilidad”, explica Belén Sánchez, coordinadora del Centro de Digitalización. Hasta la fecha, han digitalizado más de 40 millones de documentos y revisado más de 250.000 facturas. Para ello, los Centros de Digitalización trabajan con un software propio que se llama SGD y que se adapta a cualquier necesidad de los usuarios, ofreciendo las máximas garantías de eficacia y orden.

Los Centro de Digitalización cuentan con el apoyo de la Fundación Prosegur, ya que están formados por más de 60 personas con discapacidad intelectual, sumando a su vocación de modernizar los flujos de trabajo de sus clientes, una gran labor social. “El equipo aprende muy rápido todas las tecnologías que nos llegan. Y no solo aportamos un valor social muy importante, también ofrecemos un significado muy real a la compañía haciendo algo importante”, apunta Sánchez.

Guadalupe Toledo, jefa de equipo del Centro de Digitalización, recuerda que cuando empezó hace diez años contaba con cinco personas a su cargo para un proyecto piloto que tenía que ganarse la confianza de la empresa. “Al principio había dudas sobre la capacidad real del equipo para gestionar documentación relevante. Durante esta década hemos encontrado obstáculos por este motivo, pero hemos avanzado con un trabajo de calidad y serio con un equipo formado y cualificado”, recuerda. Otra de las claves de esta rama del CREAD es su adaptación de la operativa, tanto la tecnología como los perfiles, a las necesidades de cada cliente. “La principal función es ayudarles a ahorrar costes, tiempo para para gestionar, buscar y consultar su documentación, generar confianza al tener la documentación en un sitio seguro”, apunta Toledo.

La presidenta de la Comisión Europea, Ursula von der Leyen, lo dejó claro el 30 de mayo de 2021, en el acto de presentación en Lisboa de la Brújula Digital 2030: “Nos asomamos a una década decisiva. Vamos a tener que transformar nuestras competencias tecnológicas, nuestras infraestructuras y nuestros modelos de gobernanza y negocios”. El objetivo de la agenda para la Década Digital 2021/2030 consiste en “capacitar a las empresas y a las personas para un futuro de transformación tecnológica más próspero y centrado en el ser humano”.

 

Dos de los pilares básicos del documento pasan por que la Unión Europea (UE) se dote en esta década de un mínimo de 20 millones de profesionales expertos en tecnologías de la información y por que transforme el tejido empresarial asimilando tecnologías como la inteligencia artificial, los macrodatos o la tecnología en nube y digitalizar completamente los servicios públicos. Y la tendencia ya es imparable. Unas 33.400 empresas de España de entre 3 y 9 trabajadores han solicitado, en su segunda convocatoria lanzada en septiembre por el Gobierno, un Kit Digital financiado con fondos europeos Next Generation de la UE, según datos del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Mientras tanto, Prosegur avanza con una visión estratégica y compromiso para reorganizar y modernizar los procesos de sus clientes “Tenemos unas perspectivas muy buenas. El equipo de los Centros de Digitalización aprende muy rápido y espero que crezcamos mucho”, concluye Belén Sánchez.

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