Cómo se robotiza de 0 a 100 una empresa

El cambio cultural tiene una parte de inteligencia emocional —empatía, proactividad, humildad, total disposición al trabajo en equipo— para convencer a la plantilla. Y otra de sentido práctico: demostrar, con resultados, las ventajas del proyecto para la competitividad y, por ende, el crecimiento de una compañía. En ese sentido, fue fundamental el trabajo con Recursos Humanos para diseñar una política de formación y comunicación capaz de transmitir los beneficios de la RPA y los cambios que implica en los perfiles laborales. Esa comunicación debe ser transversal, desde los especialistas en aplicativos y mantenimiento a los usuarios finales.

Todo el proyecto se enmarcó en un plan director y un modelo específico de gobierno. Y se consolidó con herramientas inéditas ya que en 2017 la RPA aún estaba en estado embrionario. Por ejemplo, un circuito claro de Quality Assurance ( calidad asegurada), un sistema de monitorización de resultados de cada robot (con métricas de horas de trabajo ahorradas), o una herramienta de evaluación en cientos procesos para identificar qué tareas concretas automatizar. 

• Planificación. Los primeros pasos en el viaje de la automatización RPA son básicos para que la iniciativa se transmita de forma capilar y entregue el máximo valor al negocio.
• Comunicación. RPA es una tecnología que convive con ámbitos de operación manual, por eso es clave formar a las personas para que entiendan sus beneficios y los mecanismos óptimos de gestión. 
• Alianzas. Elegir asesores, socios o proveedores de software alineados con la estrategia de automatización de la empresa a largo plazo.
• Gobierno. Sentar las bases del modelo de gobierno y la estructura organizativa, y que la dirección al más alto nivel la patrocine para que escale en toda la compañía. 
• Precisión. Es crítico seleccionar los procesos adecuados para automatizar, no todos son aptos por madurez, complejidad o heterogeneidad organizativa. Gestión de la demanda y de las plataformas de automatización.
• Operación. La metodología no solo debe identificar y priorizar los procesos, también definir objetivos y beneficios esperados, hojas de ruta de cada implantación, realizar pruebas robustas de funcionalidad y monitorizar la calidad de los resultados

Decimos de 0 a 100 como metáfora de la transformación, del nada al mucho. Pero también podríamos hablar de 0 a 120 en el caso de Prosegur, un referente internacional en RPA (Automatización Robótica de Procesos). Cero fue el punto de partida cuando, en julio de 2017, la dirección de la compañía encargó a Fernando Cisneros crear un centro de alto rendimiento para automatizar procesos; 120 es el número de profesionales que lo integran hoy, ya consolidado. 
“Porque esto va de personas capaces de entender el beneficio del cambio y contagiar esa convicción al resto. Si las personas quieren, funciona, si no, lo frenan. No hay transformación digital sin transformación cultural”, explica Cisneros, director corporativo de Digitalización, Automatización y Robótica.

Un cambio cultural de esa escala empieza sí o sí por la cúpula, que debe configurarlo como un objetivo estratégico que permee de arriba abajo. En Prosegur, ese objetivo suponía la cuadratura del círculo: desarrollar un modelo automatización como palanca clave de la digitalización de la compañía, pero sin tener que realizar una reingeniería profunda, y costosa, de los sistemas informáticos. Rápido, intenso y con una relación óptima de inversión/resultado. 

Eligieron la casi recién nacida RPA porque es exactamente eso. Sus robots software trabajan en la interfaz de usuario de un ordenador, como una persona, con los sistemas y aplicativos ya existentes en la empresa. “Un modelo altamente escalable, sostenible, eficiente y elástico”, apunta Cisneros. Solo así el equipo pudo pasar en apenas tres años de 0 a 300 procesos automatizados en gestión de empleados, economía-finanzas y soporte al negocio para mejorar la calidad y la atención al cliente. “Una gran cantidad de compañías ya han empezado a recorrer el camino RPA, pero pocas como Prosegur tienen iniciativas realmente maduras”, explica el departamento de Technology & Advanced Solutions de la consultoría especializada Everis.

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Esas pruebas sobre la mesa demostraban cómo y cuánto la RPA podía mejorar la calidad y la eficiencia. También fueron vitales para producir los robots a gran escala e implicar a los diferentes equipos nacionales. En Brasil, por ejemplo, la herramienta de evaluación hizo un inventario de unos 400 procesos automatizables con proyección de resultados. 

Y Recursos Humanos de Argentina se sorprendió porque por primera vez un proyecto de digitalización profunda no exigía de entrada un presupuesto enorme, planteaba un plazo de desarrollo realista no de años sino de apenas 10 semanas, y además les daba la opción de elegir los procesos donde comenzar la transformación.