Cómo se implanta un modelo Business Intelligence en una empresa

Prosegur AVOS, la línea de negocio de Prosegur especializada en transformación digital para el sector financiero y asegurador, destaca como especialista en Business Intelligence. Todos sus clientes tienen en común que, como toda la economía, viven un proceso de digitalización acelerada para garantizar su competitividad. Aquí, la adopción de nuevas tecnologías dispara el volumen y la complejidad de la información corporativa y, por lo tanto, la necesidad de gestionar correctamente su esencia, la unidad básica de sentido: el dato. Por eso lo llaman “el petróleo del siglo XXI”.

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Esto requiere un chequeo completo de la productividad en todos los departamentos. Saber qué equipos están sobre o infradotados, si hay tareas duplicadas, el rendimiento puesto por puesto, volumen de trámites, tiempos medios de resolución de expedientes, cargas de trabajo, evolución del absentismo, nivel de satisfacción de los clientes, qué tiempo se dedica a formación, a reuniones y servicios internos, cómo modificar un pequeño paso en la cadena de suministro puede ahorrar miles de horas y euros…

De toda esa información traducida prácticamente nace una nueva empresa. Ese es su propósito: generar un conocimiento mucho más profundo de sí misma, de sus productos y servicios, de los clientes y el mercado para adaptarse a ellos, anticipar su evolución y ser más competitiva.

Para tomar las decisiones correctas en el futuro, una empresa de mediano tamaño por ejemplo en el sector financiero o asegurador deberá tomar una primera decisión estratégica en el presente: confiar la implantación BI a un especialista. “Así podrá enfocar toda su energía en el negocio y acertar a la primera porque el BI arroja conclusiones que se traducen en decisiones con criterio. Esta cualidad es clave, las compañías no pueden permitirse un modelo de ensayo-error porque una decisión equivocada, basada en un BI de poca fiabilidad, puede producir un gran impacto negativo”, explica Roberto Centeno, IT Solutions Manager de Prosegur AVOS.

Prosegur AVOS no empieza por la tecnología, sino por las personas que la van a usar. Ante un proyecto trascendente necesitan acompañamiento, que se entiendan sus necesidades, sus expectativas y la personalidad de la empresa. Ese conocimiento es mutuo, también permite a la empresa entender todas las posibilidades del modelo BI y que información exacta necesita para cumplir sus objetivos.

En algunos procesos de negocio esa información ya está disponible, generalmente porque ya tienen un nivel razonable de digitalización. En otros no, como sucede en aquellos procesos íntegramente manuales, y antes de implantar Business Intelligence hay que realizar una reingeniería del proceso para que genere un rastro de datos. Por ejemplo mediante un BPM (gestor de procesos de negocio) o herramientas para registrar y medir tareas analógicas. Este es el caso de una oficina donde la mayoría de los usuarios prefiere hacer trámites a la antigua usanza.

“Pero si una empresa opta por un modelo BI completo —apunta Roberto Centeno—, podrá destilar todas las claves comerciales: cómo, cuando, dónde y quién contrata un servicio. También si en una sucursal tiene más éxito esta oferta, no ésta, y por qué. Además, desgranará qué patrones de consumo genera su canal online, los perfiles de usuario, el feedback de cliente o la repercusión de una campaña de marketing para personalizarla”.

Según avanza la implantación, la empresa solo tendrá que revisar las propuestas de los cuadros de mando, es decir, la presentación de los informes BI con la información traducida en claves. Y decidirá si prefiere un tipo de gráficos u otro, si quiere visualizar los parámetros de productividad de esta o aquella forma. Con esos ajustes, la tecnología BI estará lista y elegirá si prefiere implantarla físicamente en los servidores corporativos o la gestión de los servicios desde la nube.

La inteligencia de negocio se puede aplicar aún a más procesos de los que integran la propia empresa. En un ejercicio de transparencia, Prosegur AVOS ofrece a sus clientes cuadros de mando sobre la eficacia de los servicios de BackOffice que les presta, con el fin de que comprueben su nivel de eficiencia y productividad. Esa calidad de servicio para el cliente redunda en su prestigio como socio estratégico de referencia.

A partir de aquí, la empresa solo tiene que definir esos objetivos. Su partner BI se encargará de hacerlos viables y entrará en todas las fuentes y bases de datos dispersas para someterlas al procesamiento BI. También puede contribuir a automatizar algunos procesos, sobre todo administrativos, lo que implica un valor añadido al servicio de Prosegur AVOS ya que esta tendencia tecnológica será decisiva para la eficiencia empresarial en los próximos años.  “Nosotros no nos quedamos en el BI, vamos más allá y adaptamos los procesos por el camino, en base a las conclusiones que obtenemos”, añade Roberto Centeno.

Es importante que una empresa tenga un buen modelo Business Intelligence (BI). El volumen de datos corporativos ha crecido exponencialmente en el último lustro y la amenaza de desborde, de perderse precisamente en el exceso de información, es real y un problema para el devenir de las corporaciones.

Incluir Business Intelligence en una empresa permite ordenar y analizar esa masa ingente para traducirla en conclusiones útiles con forma de gráficos entendibles a primera vista. Esa información estructurada, resumida y concentrada permite conocer la verdadera situación de la empresa para tomar las decisiones que mejoren su eficiencia.  

Se trata de un modelo transversal, porque BI procesa e interpreta todas las fuentes posibles (bases de datos, ficheros, programas, aplicaciones, sensores, tráfico y gestión online…) y esa versatilidad le permite aplicarse en cualquier compañía de cualquier sector y en cualquier grado.