Segursign, un salto evolutivo para la firma electrónica y digital

Las compañías buscan la eficiencia en sus procesos a través de la tecnología, pero muchos de ellos están condicionados por unos requerimientos globales que hay que respetar y añade complejidad. Por ello, algo que a priori sería tan sencillo para un usuario como una solución de firma digital se convierte en un quebradero de cabeza para aquellas compañías que aún no han digitalizado dicho proceso de firma. 

Ese es el leitmotiv de Segursign, un software de firma electrónica y firma digital diseñado y desarrollado por el área de Content Services del CREAD (Centro de Robotización, Excelencia, Automatización y Digitalización), en Prosegur AVOS.

Tras años trabajando con distintas soluciones de firma digital, la llegada de la pandemia, el proceso de digitalización acelerada y el teletrabajo, tres factores estrechamente interconectados, dispararon las firmas digitales de documentos como, por ejemplo, contratos o altas y bajas laborales.

Segursign comenzó como piloto en el departamento de Recursos Humanos de la delegación de Brasil, el mayor mercado del Grupo. Una unidad de negocio que produce más de 200.000 documentos anuales en la modalidad mayoritaria de firma electrónica: aquella en que el usuario que firma aporta una serie de evidencias que validan su identidad, ya sea su firma manuscrita en un móvil o una tableta, la IP del dispositivo o su geolocalización.

Una vez madura esa fase, Content Services ha adaptado el software a la otra modalidad de firma, la digital, cuya garantía de autenticidad de personas firmantes y documentos corre a cargo de certificaciones oficiales reconocidas por Ley. Con el reconocimiento, por parte de la Unión Europea, de proveedor cualificado para prestar el servicio de ambas modalidades de firma en cualquier país comunitario, solo en el territorio español, Prosegur ya ha empleado su software en la realización de más de 250.000 firmas anuales, y los próximos objetivos son Portugal y Alemania.

Más adelante no se descarta su uso extensivo en el conjunto de América Latina, trabajando en la adaptación al tipo de certificados y los requisitos legales exigidos por cada uno de los países de la zona. “Más allá de la fortaleza tecnológica”, según apunta Pascual, “lo importante es que se trata de un software de diseño flexible, que se puede adaptar a cualquier normativa nacional o comunitaria”.

El modelo de servicio persigue varias ventajas competitivas:

Ahorro, costes y tarifas. La capacidad tecnológica del Grupo y su amplia cartera de clientes potenciales permiten aplicar una lógica de economía de escala, ofreciendo así a los que adquieren el producto un precio final muy competitivo. Además de este ahorro de costes y el hecho de complementa el porfolio de tecnología orientada a la gestión de procesos, añade otra ventaja clave, según el director: “Este tipo de soluciones mitiga un riesgo nada infrecuente en las compañías: el extravío de una documentación en papel, que puede ser sancionado con multas”.

Impacto ambiental. El uso masivo de documentos digitales implica también un significativo ahorro de papel, con un impacto positivo tanto en los costes como en la reducción de huella de carbono.

Sinergias tecnológicas. Segursign se integra en un ecosistema de “servicios marco como la Solución de Gestión Documental, otro desarrollo propio, opción casi inédita en ese nicho tecnológico”, según apunta Pascual. Al mismo tiempo, se retroalimenta con el conocimiento en seguridad física y ciberseguridad del Grupo, incluidas las auditorías internas para garantizar un blindaje y una confianza a la altura de las exigencias de nuestros clientes. Igualmente, la digitalización implica un número cada vez mayor de operaciones con firma digital. De esta manera, Segursign puede contribuir no solo a la digitalización sino a la transformación digital profunda de procesos de negocio.

Usabilidad interna y externa. Se ha diseñado con la máxima sencillez posible tanto para el profesional interno encargado de programar las plantillas del servicio (con parámetros como firmantes, envío o no de SMS, clausulas añadidas, etc.) como para el cliente-empresa en la implantación multidispositivo y la configuración adaptada a su negocio, por ejemplo, en el alta de clientes, pólizas, contratos o trámites de aseguradoras y entidades financieras, entre otros sectores.

Evolución y potencial. Hablamos de un producto vivo, en el que trabaja un equipo multidisciplinar para convertirlo en una referencia del mercado.

El próximo paso en su evolución hacia ese objetivo será integrar tecnologías como la inteligencia artificial (IA) para reforzar la seguridad contra la manipulación de los documentos o certificar la autenticidad de los firmantes. Para ello, se hará uso de recursos como la identificación facial o por voz, el procesamiento del lenguaje natural o la compatibilidad con Alexa y demás asistentes virtuales.

Más allá de las ventajas competitivas y tecnológicas que ofrece una herramienta como Segursign, no hay que perder de vista el impacto positivo que tiene para el medio ambiente. Los 250.000 contratos firmados en un año se traducen en:

- 1 millón de watts ahorrados.

- 13.000 kilos de CO2 evitados.

- Más de 150.000 litros de agua no utilizados.

- 900 kg de residuos no generados.

- 5 toneladas de madera salvadas.

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